Que el banco cuadre con las facturas y lo que no llega se reclame

Cómo está hoy

Se descarga el extracto del banco, se abre el Excel de facturas y se van marcando filas a ojo: esta sí, esta no, esta me suena. Lo que no cuadra se apunta en un papel para mirarlo otro día. Y las facturas vencidas se reclaman cuando uno se acuerda, que suele ser tarde o nunca.

Qué hace la automatización

El usuario descarga el extracto del banco y lo deja en una carpeta, como quien deja un escaneo. La automatización lo cruza con las facturas por importe, fecha aproximada y el dato que identifica el pago —el cliente, el inmueble, el producto o el número de factura que aparezca en el concepto—, no solo por el nombre. Saca tres listas: cobradas, dudosas y sin cobrar, con la antigüedad de cada deuda. De las vencidas prepara la reclamación y la manda sola a los 7, 15 y 30 días. El gestor puede revisar y confirmar cada una, o dejarlo en automático del todo.

Qué se ahorra

Las horas de marcar filas en dos Excel y, sobre todo, lo que se deja de cobrar por no insistir. Una deuda reclamada a tiempo se cobra; la que se deja pasar, muchas veces no.

Qué más puede hacer este mismo proceso

En el fondo siempre es lo mismo: llegan dos listas que hablan de lo mismo con nombres distintos, hay que emparejarlas y avisar de lo que no cuadra. Cambian las listas; el proceso es el mismo.

Ninguno de estos está hecho todavía. Son las salidas naturales del mismo proceso: el mismo mecanismo, con otros datos.

Con qué está hecho