JaviTech
Cómo está hoy
Alguien escanea la factura o el ticket, abre el PDF para leer los datos, renombra el archivo a mano (o lo deja como «escaneo_0034.pdf»), teclea fecha, proveedor, importe y número en el Excel y lo guarda en la carpeta del mes. Con veinte facturas al día son dos horas, y siempre se cuela algún error de tecleo.
Qué hace la automatización
La automatización vigila la carpeta donde caen los escaneos. Cuando aparece un archivo, lo lee, identifica proveedor, fecha, importe y número de factura, y lo renombra con el patrón FECHA-PROVEEDOR-IMPORTE-NÚMERO. Después añade una línea al Excel con esos datos y mueve el archivo a la carpeta de archivo. Si un dato no cuadra o el archivo no se puede leer, lo aparta y avisa, en vez de meterlo mal. Y si el programa de contabilidad tiene API, la factura se registra sola al terminar.
Qué se ahorra
Dos horas al día de teclear facturas y los errores de copiar un importe a mano. Y el archivo deja de depender de que alguien se acuerde de ordenarlo.
Qué más puede hacer este mismo proceso
En el fondo siempre es lo mismo: llega un archivo desordenado que hay que leer, se le sacan los datos, se renombra y se apunta donde toca. Cambia el documento; el proceso es el mismo.
Albaranes de entrega
Los albaranes del transportista leídos y apuntados en el mismo Excel, para cuadrar entregas y cobros.
Tickets de gasto y dietas
Cada ticket identificado y ordenado por fecha, con los totales ya sumados por mes.
Resumen de IVA del trimestre
Los totales del trimestre agrupados por proveedor, listos para pasar al gestor.
Contratos y pólizas
Cada contrato renombrado y archivado, con su fecha de vencimiento apuntada para avisar de la renovación.
Partes de trabajo en papel
Los partes de servicio leídos y pasados a una hoja de cálculo, para facturar por horas sin sumar a mano.
Ninguno de estos está hecho todavía. Son las salidas naturales del mismo proceso: el mismo mecanismo, con otros datos.
Con qué está hecho
¿Tienes un proceso que se come el tiempo?
Cuéntamelo